Cara Scan QR Tiket dan Check-in Peserta Event di Avora

Panitia bisa memindai QR tiket peserta lewat kamera HP. Penyelenggara cukup membuat Link Check-in Panitia dari dashboard, lalu membagikannya kepada petugas. Petugas dapat membuka link tersebut tanpa login ke akun Avora.

Siapkan HP dengan kamera, koneksi internet, dan tiket peserta yang akan diperiksa. Status kehadiran tersimpan setelah Avora menampilkan hasil check-in berhasil.

1. Buka event dari dashboard

1. Masuk ke Avora menggunakan akun penyelenggara. Jika masuk lewat email, gunakan kode masuk yang dikirim ke email akunmu.
2. Pilih menu Tiket Event pada bagian Penjualan.
3. Cari event yang sesuai, lalu klik Kelola Tamu.
4. Periksa judul dan jadwal event sebelum mulai menerima peserta.

Menu Tiket Event muncul saat halaman kreator memiliki produk bertipe Event. Jika kamu mengelola beberapa halaman, pastikan halaman yang sedang dipilih adalah halaman pemilik event tersebut.

2. Pastikan check-in sudah dibuka

Check-in otomatis dibuka 12 jam sebelum event dimulai. Jadwal pembukaannya tampil di halaman event dalam WIB.

Jika perlu menerima peserta lebih awal, klik Buka check-in sekarang, lalu setujui konfirmasinya. Setelah itu, minta petugas memuat ulang halaman check-in yang sudah terbuka di HP mereka.

Jika waktu selesai event diisi, check-in ditutup 12 jam setelah waktu tersebut. Halaman akan menampilkan Check-in sudah ditutup dan tombol untuk memindai tiket tidak bisa digunakan.

3. Buat link untuk petugas

1. Di halaman event, klik Link Check-in Panitia.
2. Isi Nama / tujuan link, misalnya Pintu Utama - Rani.
3. Klik Buat.
4. Klik ikon salin pada link yang baru dibuat, lalu bagikan kepada petugas yang bersangkutan.

Untuk beberapa petugas, buat link dengan nama masing-masing agar kamu bisa melihat siapa yang mencatat check-in. Avora menyediakan hingga 20 link aktif per event.

Link baru hanya dapat digunakan untuk event tempat link itu dibuat. Bagikan kepada panitia yang bertugas karena pemegang link bisa mencatat kehadiran peserta. Setelah tidak diperlukan, klik ikon Nonaktifkan pada link tersebut dan konfirmasi.

Ikon QR di dialog ini menampilkan QR untuk membuka halaman check-in panitia. Saat menerima tamu, petugas akan memindai QR tiket milik peserta.

4. Scan QR tiket peserta

Langkah berikut dilakukan oleh petugas di HP:

1. Buka link dari penyelenggara melalui browser.
2. Pastikan nama event dan nama petugas pada halaman sudah sesuai.
3. Ketuk Scan QR, lalu setujui izin kamera yang diminta browser.
4. Minta peserta menampilkan QR tiketnya. QR tersedia pada tiket di email atau melalui Pembelian saya di Avora. Di halaman pembelian, pilih Tiket pada event yang sesuai.
5. Arahkan kamera ke QR tiket hingga hasil check-in muncul.
6. Periksa hasil dan jenis tiket sebelum mempersilakan peserta masuk.

Pada halaman dari link panitia, kamera tetap terbuka untuk peserta berikutnya. Tunggu hasil tiket pertama, lalu arahkan kamera ke tiket berikutnya. Ketuk tombol X untuk menutup kamera.

Jika satu pembelian berisi beberapa tiket, pindai setiap QR tiket satu per satu. Setiap kode mewakili satu tiket, meskipun email pembelinya sama.

5. Pahami hasil yang muncul

Berhasil check-in

Panel hijau berarti kehadiran tiket berhasil dicatat. Panel menampilkan kode tiket, email pembeli, nama event, dan jenis tiket jika ada.

Tiket ini sudah check-in

Panel kuning berarti kode tersebut sudah pernah digunakan. Periksa waktu pemindaian pertama yang ditampilkan dan konfirmasikan kepada peserta atau penanggung jawab. Pemindaian ulang tidak menambah kehadiran.

Tiket tidak ditemukan

Kode tidak ditemukan di Avora. Periksa kembali QR atau kode tiket yang ditunjukkan peserta.

Tiket ini bukan untuk event yang terhubung ke link ini

Tiket berasal dari event lain. Cocokkan nama event pada tiket dengan halaman check-in.

Check-in belum dibuka

Tunggu jadwal pembukaan, atau minta penyelenggara membukanya dari dashboard.

Check-in sudah ditutup

Batas waktu check-in event telah lewat. Hubungi penanggung jawab event.

Link check-in tidak valid atau sudah dicabut

Link sudah tidak dapat digunakan. Minta link aktif dari penyelenggara.

Jika memindai melalui dashboard, pesan tiket salah event berbunyi Tiket ini bukan untuk event yang sedang dibuka. Saat link yang sudah dinonaktifkan dibuka ulang, halaman check-in juga dapat tampil sebagai halaman tidak ditemukan.

Masukkan kode tiket jika kamera bermasalah

Tutup kamera dengan tombol X jika masih terbuka. Masukkan kode yang tercetak pada tiket, misalnya AVT-XXXXXXXXXX, ke kolom kode, lalu ketuk Check-in. Hasilnya mengikuti pemeriksaan yang sama seperti pemindaian QR.

Jika muncul Tidak bisa mengakses kamera, periksa izin kamera untuk situs Avora di pengaturan browser, lalu coba lagi. Jika koneksi terputus atau hasil belum muncul, pulihkan koneksi dan periksa tiket tersebut kembali. Tunggu hasil dari Avora sebelum menganggap kehadiran sudah tercatat.

Scan dan koreksi kehadiran dari dashboard

Penyelenggara juga bisa memindai langsung dari bagian Scan / Check-in Tiket pada halaman event. Klik Scan QR atau isi kode lalu klik Check-in. Pemindai dashboard berhenti setelah membaca satu QR; klik Scan QR lagi untuk tiket berikutnya.

Untuk mencari peserta secara manual, gunakan kolom Cari email atau kode tiket... di Daftar Tamu. Klik Check-in pada tiket yang sesuai. Status Belum berubah menjadi Hadir. Jika salah mencatat kehadiran, klik Undo pada tiket tersebut untuk membatalkannya.

Tindakan check-in, pembukaan lebih awal, pembuatan link, dan Undo dari dashboard membutuhkan akses pemilik, Admin, atau Editor pada halaman event. Viewer hanya dapat melihat. Akses akun tim harus masih aktif dan mengikuti fitur tim pada paket pemilik. Petugas yang memakai link panitia cukup menggunakan link aktif yang dibagikan penyelenggara.

Angka tamu check-in sesi ini menghitung check-in baru pada sesi halaman di perangkat tersebut dan kembali ke nol saat halaman dimuat ulang. Untuk melihat rekap seluruh event, muat ulang halaman Kelola Tamu. Gunakan Export CSV jika membutuhkan daftar tamu dalam berkas.